Importar datos desde Excel a SQL Server

Importando datos desde Excel a SQL Server

En organizaciones que no tienen sistemas informáticos para el manejo de información es frecuente el uso de Microsoft Excel para tratar de guardar y manejar la información.

En este artículo se describe como importar los datos desde Microsoft Excel a SQL Server, recomendando siempre que los datos desde Excel se encuentren lo mas normalizados posibles, ordenados y con el formato adecuado para poder ser importados.

Ordenar los datos en Excel

Para poder importar los datos de manera adecuada, en Microsoft Excel se recomienda lo siguiente:

  • Cada dato debe estar en una columna, por ejemplo, los nombres de las personas separarlos en apellido paterno, materno y nombres cada uno en una columna.
  • Los títulos de las columnas deben ser de una sola fila y de preferencia contener una sola palabra.
  • El rango de datos no dede tener columnas en blanco.
  • Asignar un nombre adecuado al rango donde se encuentran los datos a importar, este será (si no se cambia) el nombre de la tabla temporal de importación en la base de datos de SQL Server.
  • Guardar los datos con formato Microsoft Excel 97 – 2003.

Asistente para importar datos de Excel a SQL Server

Para este ejercicio tenemos una hoja de Excel con dos rangos de datos como se muestran en la figura, uno de productos y otro de clientes.

En la ventana del explorador de objetos de SQL Server pulsar botón derecho en la base de datos, ir a la opción Tareas y luego seleccionar «Importar datos«

Aparece la ventana de inicio del «Asistente de importación/exportación de SQL Server«, pulsar Siguiente.

Seleccionar el origen de datos, «Microsoft Excel«, seleccionar el archivo y la versión de Excel «Microsoft Excel 97 – 2003«, si el rango tiene los nombres de campo, dejar activada la casilla de verificación «La primera fila tiene nombres de columna«. Pulsar Siguiente.

Seleccionar el destino, obviamente «SQL Server Native Cliente xx.x» donde las Xs dependen de la versión de SQL que se está utilizando. También el modo de autenticación y la base de datos.

Especificar si es copia de tabla o consulta, seleccionar «Copiar los datos de una o varias tablas o vistas» y pulsar Siguiente.

Seleccionar las hojas y rangos definidos en Microsoft Excel, seleccionar los nombres de rangos definidos para importar. Para este ejercicio se han seleccionados los rangos de Productos y Clientes. Si desea puede pulsar el botón Editar asignaciones para hacer cambios en las tablas destinos. Pulsar Siguiente.

Seleccionar la opción «Ejecutar inmediatamente«, note que puede guardar el proceso en un paquete de Microsoft SQL Server Integration Services.

Luego aparece el resumen de las opciones de importación. Pulsar Finalizar.

Debería aparecer el mensaje de confirmación con todas las opciones en Correcto. Pulsar Cerrar

Mensaje de importación de datos desde Excel a SQL Server

Al listar las tablas, se pueden ver los datos que estaban en Microsoft Excel y ahora han sido importados a SQL Server.